Scoor met e-mailetiquette

Zakelijk e-mailverkeer

Een zakelijke e-mail zal je van nature meer formeel opstellen dan een privé e-mail. Het is belangrijk dat je je vragen of verwachtingen duidelijk en vriendelijk formuleert, zodat je ontvanger je meteen ook een duidelijk antwoord kan terugsturen. Wat kan wel en wat kan niet in een zakelijke e-mail?

• Kies een sprekend onderwerp voor je bericht. Een e-mail met als onderwerp ‘Hallokes’ of een blanco subjectline is helemaal uit denboze. Een juiste mail geeft in de lijn een samenvatting van de inhoud weer.
• Gebruik een correcte aanspreektitel. Houd je aan de etiquette die geldig is binnen het bedrijf. Spreekt iedereen elkaar en de baas aan met de voornaam, schijf dan niet ‘Geachte meneer X’, maar kies voor ‘Dag Jan’. Begin je mail steeds met een begroeting, anders komt je bericht afstandelijk of streng over.
• Houd rekening met je toon. Omdat de ontvanger je lichaamstaal niet kan zien bij het lezen van je mail, heeft hij de vrije interpretatie. Een kort geformuleerde mail kan hierdoor al snel streng of boos overkomen. Gebruik enkel hoofdletters aan het begin van elke zin. Wanneer je alles in hoofdletters typt, lijkt het dat je roept.
• Vermijd taalfouten; ze geven een slordige indruk.
• Hou het kort en bondig; details van een rapport kan je in bijlage toevoegen.
• Beperk het aantal ontvangers. Hierdoor voelt de ontvanger zich persoonlijker aangesproken.
• To, CC en BCC. Als je een reactie verwacht van iemand, zet je zijn naam in het ‘To’ veld. Wil je iemand op de hoogte houden van de gang van zaken, maar verwacht je geen reactie, noteer zijn naam dan in het ‘CC’ veld (Carbon Copie of Copietje). Wil je iemand inlichten over de gang van zaken zonder dat de andere ontvangers hier weet van hebben; of wil je een bericht uitsturen aan meerdere mensen tegelijkertijd zonder dat zij van elkaar hoeven te weten wie de mail nog ontvangt, noteer de namen dan in het ‘BCC’ (Blind Carbon Copie) veld.
• Opgepast met afkortingen. Niet iedereen is op de hoogte van speciale afkortingen. Veel afkortingen maken een mail moeilijk leesbaar.
• Onderteken je mail. Sluit je mail af met je e-mailhandtekening, zodat de ontvanger je vlot kan bereiken en al je gegevens bezit.
• Controleer je bericht. Heb je alles netjes geformuleerd? Niets vergeten? Klinkt je boodschap niet te emotioneel of informeel? Zijn alle bijlagen toegevoegd? Geen taalfouten meer? Heb je duidelijk gemaakt welke actie je verwacht van de ontvanger? Klik dan op verzenden!
• Mail ontvangen? Reageer snel! Raadpleeg meerdere keren per dag je mailbox. De richtlijn voor het beantwoorden van een zakelijke e-mail is binnen de 24 uur.