Je post en administratie ordenen: zo lukt het je écht!

Je post en administratie ordenen: zo lukt het je écht!
©GettyImages

Die stapel aan paperassen groeit aan, maar de motivatie om dat administratieve kluwen daadwerkelijk aan te pakken blijft uit. Hoe berg je alles netjes én functioneel op? Wel, met ons stappenplan beklim én overwin je die papierberg zo! 

Je administratie ordenen in 5 stappen

Stap 1: bepaal je opruimdoel

Volgens opruimcoach Nele Colle is een onoverzichtelijke administratie één van de grootste rustverstoorders in huis. De stapels paperassen die her en der verspreid liggen, zouden je niet alleen stress bezorgen, er sijpelt ook heel wat geld weg, zonder dat je het beseft. Denk maar aan te late betalingen, herinneringskosten, premies of kortingen die je misloopt.

Maar dat laten we niet meer gebeuren: je administratie ordenen is de boodschap!

Stap 2: verzamel

Kam je hele woning uit en verzamel álle papieren die je vindt, met de nadruk op álle.

Mogelijke documenten zijn:

  • facturen,
  • verzekeringen,
  • belastingen,
  • kassa- en kortingsbonnen,
  • garantiebewijzen,
  • handleidingen,
  • visitekaartjes,
  • to-dolijstjes,
  • certificaten,
  • schoolinformatie.

Stap 3: groepeer

Vervolgens ga je die papierberg te lijf door alles te categoriseren. Let wel, er bestaan geen ‘vastgelegde’ categorieën. Ga na wat voor jou logisch werkt, bijvoorbeeld:

  • Financieel
  • Werk
  • Overheid/belasting
  • Verzekeringen
  • Auto
  • Wonen
  • Hypotheek
  • Kinderen

Verloopt het categoriseren wat moeizaam? Stel jezelf dan de vraag: “Waar zou ik dit papier zoeken?”

Stap 4: visualiseer

Nu ga je beslissen wat je bijhoudt of weggooit, en dat doe je zo:

1. Leg alles in stapels per jaar: dat vergemakkelijkt het proces om daarna alles in mappen te stoppen.

2. Mag het weg of niet? Beslis aan de hand van deze checklist die opruimcoach Tina Favache opstelde in haar boek ‘Mijn Opruimboek’:

  • Komt dit nog van pas?
  • Kost het me veel moeite om dit document opnieuw te verkrijgen?
  • Is dit document recent/up-to-date?
  • Is dit document het waard dat ik er tijd in steek?

3. Indien het antwoord ‘neen’ luidt, mag het weg. Je kunt documenten weggooien, maar versnipperen is een handige én veilige manier om je te ontdoen van bepaalde documenten, zoals:

  • bankafschriften,
  • verzekeringspapieren,
  • creditcardoverzichten,
  • facturen van je mobiele provider,
  • identiteitspapieren,
  • loonstrookjes,
  • belastingsdocumenten,
  • medische documenten.

4. Per jaar kun je alle mappen actualiseren en de documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is, weggooien. Op vlaanderen.be vind je een duidelijk overzicht van de documenten die je het best bewaart en hoelang.

Stap 5: organiseer

Tijd om al je administratie en post te organiseren. Enkele tips:

1. Installeer een postbaksysteem waar de post binnenkomt of in je bureauruimte. Voorzie zes bakjes die je als volgt labelt:

  • Te betalen: rekeningen en facturen
  • Te archiveren: facturen die je pas na betaling ontvangt
  • Te behandelen: zaken die moeten gebeuren, zoals briefjes die bij het ziekenfonds moeten worden ingeleverd voor uitbetaling
  • Andere: specifieke post voor andere gezinsleden
  • Te lezen: kranten, tijdsschriften, reclamefolders,…

2. Nadat je al je papierwerk hebt gecategoriseerd, is het louter een kwestie van deze papieren te klasseren in mappen. Dikke ringmappen bijvoorbeeld zijn superhandige bureauhulpjes! Voor elke map maak je een inhoudsopgave, waarop je ook nog eens de categorie schrijft. Dan klasseer je het meest recente document van elke onderverdeling bovenaan. Op elke rug van de map schrijf je de hoofdcategorie met de verschillende onderverdelingen.

3. Via nelecolle.be/gratis kun je gratis een handleiding én voorbladen downloaden om je post en administratie te organiseren.

Shopping: 6x handige bureauhulpjes

1 Brievenbakje

19,95 euro – Ikea

2 Label maker

11 euro – hema

3 Lectuurbak

1 euro/4 stuks – Ikea

4 Ordner

2,75 euro – Hema

5 Magazinerek

17,99 euro – vtwonen

6 Industriële brievenhouder

13,99 euro – Maisons du Monde

3x zo verminder je de instroom aan papieren

Want wat je niet binnenkrijgt, hoef je niet te sorteren en te klasseren.

  1. Annuleer alle abonnement op tijdschriften en kranten die je toch niet leest.
  2. In ons digitale tijdperk hoef je reclamefolders niet meer in je brievenbus te krijgen. Want wat je toch in huis neemt, moet je bekijken, sorteren én klasseren, en dat kost tijd en energie. Plak dus een ‘geen reclame’ – en/of ‘geen regionale pers’-sticker op je brievenbus. Deze sticker is gratis beschikbaar in je eigen gemeentehuis.
  3. Denk na of je de informatie op papier ook ergens anders terugvindt. Het internet bijvoorbeeld is een onuitputtelijke bron van informatie. De informatie vanop folders, flyers vind je vast online terug!

4x geklasseerd staat netjes:

 




 

 

Bronnen: A. Mentink ‘Opruimen maakt gelukkig! Handige stappenplannen van A tot Z’, N. Colle ‘JOMO, the Joy Of Missing Out’ & T. Favache ‘Mijn Opruimboek’.

Aan de slag:

Volg ons op FacebookInstagramPinterest en schrijf je in op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van alle nieuwtjes!

Lees verder na de reclame

Het volgende Libelle-artikel is echt even het wachten waard :)